ปัจจัยที่เกี่ยวข้องในการบริหารสินค้าคงคลัง

ปัจจัยที่เกี่ยวข้องในการบริหารสินค้าคงคลัง

                 ในโรงงานอุตสาหกรรมโดยทั่วไปจะมีสินค้าคงคลังประมาณ 10,000 ถึง 50,000    รายการ การบริหารสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพ องค์กรจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับสินค้าคงคลัง  แต่ละรายการและผลกระทบจากสินค้าคงคลังนั้นที่มีต่อสินค้าสำเร็จรูป ซึ่งแต่ละรายการมีปัจจัยต่างๆ ที่ควรพิจารณาคือ ลักษณะของอุปสงค์ หรือความต้องการ  การจัดกลุ่มหมวดหมู่ของวัสดุและระดับความสำคัญ โดยมีรายละเอียดของแต่ละปัจจัยดังนี้

                 1. อุปสงค์หรือความต้องการของสินค้าคงคลัง (Demand of Inventory) มีส่วนสำคัญในการจำแนกวิธีในการวางแผนและควบคุมสินค้าคงคลัง มี 2 ลักษณะคือ

                      1.1 อุปสงค์อิสระ (Independent Demand) หมายถึงอุปสงค์ที่ไม่มีความสัมพันธ์กับอุปสงค์ของรายการสินค้าอื่นๆ ในองค์กร เช่น อุปสงค์ของสินค้าสำเร็จรูปที่มีความต้องการมาจากความต้องการของลูกค้า อุปสงค์ของชิ้นส่วนในการซ่อมบำรุงเครื่องจักรที่เกิดการชำรุด

                      1.2 อุปสงค์ตาม (Dependent Demand) หมายถึงอุปสงค์ที่มีความสัมพันธ์กับ รายการสินค้าอื่น ๆ หรือมีความต้องการมาจากโครงสร้างของผลิตภัณฑ์ตามลำดับ เช่น  ความต้องการชิ้นส่วนในการประกอบตามใบแสดงรายการวัสดุ (Bill of Material-BOM) ความต้องการสารเคมีในการผลิตในอุตสาหกรรมเคมี ภาพที่ 10.1

ภาพที่ 10.1 แสดงอุปสงค์อิสระและอุปสงค์ตาม (Independent and Dependent Demand)

 (อ้างอิงจาก วิชัย ไชยมี, 2547, หน้า 74)

                 จากภาพที่ 10.1 สินค้าสำเร็จรูป A เป็นสินค้าที่มีอุปสงค์แบบอุปสงค์อิสระ เพราะความต้องการไม่ขึ้นกับสินค้าคงคลังใดๆ ชิ้นส่วน B – J เป็นสินค้าคงคลังที่เป็นอุปสงค์ตาม เพราะความต้องการขึ้นกับปริมาณสินค้าคงคลังในระดับที่สูงกว่า ในโรงงานผลิต 1 โรงงานจะมีอุปสงค์ของสินค้าคงคลังได้หลายประเภท เช่น โรงงานผลิตทางเคมี มีกระบวนการผลิตแบบต่อเนื่อง จะมีอุปสงค์ของสารเคมีเพื่อการผลิตแบบอุปสงค์ตาม กล่าวคือมีความต้องการใช้สารเคมีเพื่อการผลิตตามปริมาณการผลิตสินค้าสำเร็จรูป สำหรับงานซ่อมบำรุงแบบป้องกัน ตามแผนการซ่อมเครื่องจักร  ที่ใช้งานมากหรือน้อยตามปริมาณการผลิต จะมีความต้องการชิ้นส่วนเพื่อการซ่อมบำรุงแบบอุปสงค์ตามแต่สำหรับงานซ่อมแบบฉุกเฉิน จะมีความต้องการชิ้นส่วนเพื่อการซ่อมบำรุงแบบอุปสงค์อิสระเพราะไม่ได้ขึ้นอยู่กับปริมาณการผลิต หรือการจำนวนการใช้งานโดยตรง

                 2. การจัดกลุ่มสินค้าคงคลัง (Inventory Catalog) เป็นการจัดรายการสินค้าคงคลังประเภทเดียวกันไว้ในกลุ่มเดียวกัน สินค้าคงคลังหนึ่งรายการอาจจัดอยู่ในหลายกลุ่ม ขึ้นอยู่กับความต้องการในการแบ่งประเภทและความสามารถของระบบฐานข้อมูลที่ใช้ เช่น ท่อพลาสติก POLYPROPYLENE จัดอยู่ในกลุ่มของท่อซึ่งรวมถึงท่อที่เป็นโลหะและจัดอยู่ในกลุ่มของผลิตภัณฑ์ที่เป็นพลาสติก และยังจัดเป็นวัสดุที่ทนต่อการกัดกร่อนของกรด ประโยชน์ที่สำคัญของการจัดกลุ่มสินค้าคงคลังคือ ช่วยป้องกันการตั้งรายการสินค้าคงคลังซ้ำ และใช้เป็นสื่อกลางในการสื่อสาร ซึ่งทำให้หน่วยงานต่างๆ ในองค์กรสามารถนำข้อมูลนี้ไปใช้ในงานของหน่วยงานนั้น ๆ เช่น กลุ่มที่เป็นวัตถุดิบ หน่วยงานบัญชีใช้เป็นต้นทุนการผลิตโดยตรง (Direct Cost) หน่วยงานบริหารใช้ในการกำหนดผู้มีอำนาจในการสั่งซื้อ  หน่วยงานจัดซื้อใช้กำหนดผู้ทำหน้าที่ในการจัดหา เป็นต้น

                 3. การจัดระดับความสำคัญด้วย ABC (ABC Analysis ; The 80-20 Concept)      จากการที่สินค้าคงคลังขององค์กรมีรายการจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นวัตถุดิบ ชิ้นส่วนประกอบ      ชิ้นส่วนในการซ่อมบำรุงหรือของใช้ทั่วไป  หากให้ความสำคัญสินค้าคงคลังเท่ากันทั้งหมดจะทำให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายและเวลามาก  ดังนั้นในการบริหารสินค้าคงคลังจะต้องจัดระดับความสำคัญของสินค้าคงคลังแต่ละรายการเพื่อจัดสรรทรัพยากรของคลังพัสดุให้เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ

                 สินค้าคงคลังบางประเภทมีการใช้น้อยแต่มีมูลค่าสูง เช่นมีการใช้ 5-10% ของรายการทั้งหมด แต่มีมูลค่ารวมถึง 80% ของมูลค่าการใช้ทั้งหมด ในทางตรงข้ามสินค้าคงคลังบางประเภทมีการใช้มากแต่มูลค่ารวมน้อย จึงมีแนวทางในการจัดระดับความสำคัญของสินค้าคงคลังแต่ละรายการ ซึ่งได้จากการศึกษาข้อมูลของบริษัทขนาดกลางหลายร้อยบริษัทแถบฝั่งตะวันตกของประเทศสหรัฐอเมริกา โดยใช้มูลค่าการใช้สินค้าคงคลังเป็นฐานในการจัดแบ่งระดับความสำคัญ ซึ่งวิธีนี้มีชื่อเรียกว่าวิธี ABC analysis หรือThe 80-20 Concept ซึ่งมีหลักเกณฑ์พอสรุปได้ดังนี้ (Dobler, Lee, & Burt, 1984, หน้า 239)

                 ประเภท A มีรายการสินค้าคงคลังประมาณ 10% ของรายการสินค้าคงคลังทั้งหมด มีมูลค่าประมาณ 75% ของมูลค่าสินค้าคงคลังที่ใช้ทั้งหมด

                 ประเภท B มีรายการสินค้าคงคลังอีกประมาณ 15% ของรายการสินค้าคงคลังทั้งหมด มีมูลค่าประมาณ 15% ของมูลค่าสินค้าคงคลังที่ใช้ทั้งหมด หรือเมื่อรวมกับประเภท A แล้ว จะมีมูลค่าประมาณ 90% (75% + 15%) ของมูลค่าสินค้าคงคลังที่ใช้ทั้งหมด

                 ประเภท C มีรายการสินค้าคงคลังอีกประมาณ 75% ของรายการสินค้าคงคลังทั้งหมด มีมูลค่าประมาณ 10% ของมูลค่าสินค้าคงคลังที่ใช้ทั้งหมด

                 ผลจากการจัดระดับความสำคัญของรายการสินค้าคงคลัง จะช่วยในการจัดสรรทรัพยากรขององค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น บริษัทกำหนดนโยบายในสินค้าคงคลังประเภท A จะต้องถูกทบทวนสถานะ การเก็บและการซื้อทุกเดือน  สินค้าคงคลังประเภท B จะต้องถูกทบทวนสถานะ การเก็บและการซื้อทุก 1-6 เดือน  สินค้าคงคลังประเภท C จะต้องถูกทบทวนสถานะ การเก็บและการซื้อทุก 6-12 เดือน เป็นต้น

            ตัวอย่างที่ 10.1 ขั้นตอนการจัดระดับความสำคัญ